LINEE GUIDA IN MATERIA DI SICUREZZA PER L’ ASSISTENTE AMMINISTRATIVO PER GLI INCARICATI DEI TRATTAMENTI

 

 

Attenersi scrupolosamente alle seguenti indicazioni per garantire la sicurezza dei dati personali  trattati :

 

·         I dati personali affidati alla propria custodia per i trattamenti da effettuare, devono essere conservati in armadio o cassettiera o strumentazione dotata di serratura;

·         Accertarsi della corretta funzionalità dei meccanismi di chiusura dell’armadio e delle cassettiere segnalando tempestivamente al Responsabile dei trattamenti eventuali anomalie;

·         Studiare e proporre di organizzare la propria struttura in modo delimitare l’area a rischio da quella destinata al pubblico; ovvero in modo da Non consentire ad estranei di potere trafugare o carpire o accedere a dati personali mentre si è distratti dal proprio lavoro;

·         Conservare i documenti ricevuti da genitori/studenti  o dal personale in apposite cartelline non trasparenti;

·         Consegnare   al personale o ai genitori/studenti  documentazione inserita in buste non trasparenti;

·         Impedire agli estranei l’accesso al fax e alla stampante che può contenere documenti non ancora ritirati dal personale;

·         Effettuare esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati;

·         Provvedere personalmente alla distruzione di documenti, quando è necessario;

·         Non lasciare in giro fotocopie inutilizzate o incomplete di documenti che contengono dati personali o sensibili  ma distruggerle personalmente;

·         Non lasciare incustodito il registro contenente gli indirizzi  e i recapiti telefonici del personale  e degli studenti e non annotarne il contenuto sui fogli di lavoro;

·         Non abbandonare la postazione di lavoro per la pausa o altro motivo senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti trattati;

·         Segnalare tempestivamente al Responsabile la presenza di documenti incustoditi, provvedendo temporaneamente alla loro custodia;

·         Attenersi alle direttive ricevute e non effettuare operazioni per le quali non si è  stati espressamente autorizzati dal Responsabile o dal Titolare.

 

Riguardo ai trattamenti eseguiti con supporto informatico attenersi scrupolosamente alle seguenti indicazioni:

 

·         Non lasciare floppy disk, cartelle o altri documenti  a disposizione di estranei;

·         Conservare i dati sensibili in armadi chiusi, ad accesso controllato o in files protetti da password;

·         Non consentire l’accesso ai dati a soggetti non autorizzati;

·         Riporre i supporti di memorizzazione ecc. negli appositi armadi e chiudere a chiave;

·         curare la conservazione della propria password ed evitare di comunicarla ad altri;

·        se l’organizzazione lo consente, cambiare la password in caso di urgente necessità, trascriverla su un biglietto e consegnarlo in busta sigillata e controfirmata al dsga; altrimenti richiedere immediatamente al dsga una nuova password.

·         spegnere correttamente il computer al termine di ogni sessione di lavoro;

·         non abbandonare la propria postazione di lavoro per la pausa o altri motivi senza aver spento la postazione di lavoro o aver inserito uno screen saver con password;

·         comunicare tempestivamente al Titolare o al Responsabile qualunque anomalia riscontrata nel funzionamento del computer;

·         non riutilizzare  i supporti informatici utilizzati per il trattamento di dati sensibili per altri trattamenti o farlo solo dopo avere formattato il supporto di memorizzazione;

·         non gestire informazioni su più archivi  ove non sia strettamente necessario e comunque curarne l’aggiornamento in modo organico;

·         per la posta elettronica utilizzare le impostazioni di sicurezza e non aprire documenti di cui non sia certa la provenienza

·        non aprire direttamente gli allegati ma salvarli su disco e  controllarne il contenuto con un antivirus se l’antivirus non effettua direttamente la scansione della posta in arrivo;

·        inviare messaggi di posta solo se espressamente autorizzati dal Responsabile

·        controllare accuratamente l’indirizzo dei destinatario prima di inviare dati personali

  

   IL DIRIGENTE SCOLASTICO

Titolare del trattamento dati